Asesoría contable: contabilidad, cierres y cuentas anuales

Con un ejercicio que coincide con el año natural: los administradores formulan las cuentas en los tres meses siguientes al cierre (art. 253 de la Ley de Sociedades de Capital), es decir, hasta el 31 de marzo; la junta general las aprueba en los seis primeros meses (art. 164), hasta el 30 de junio; y se depositan en el Registro Mercantil en el mes siguiente a la aprobación (art. 279). Si no se depositan, el Registro no inscribe otros documentos de la sociedad mientras dure el incumplimiento, salvo excepciones como el cese de administradores (art. 282), y el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas puede imponer una multa de 1.200 a 60.000 euros (art. 283).

Los libros obligatorios del empresario, es decir, el Diario y el de Inventarios y Cuentas anuales, y en las sociedades los libros de actas y los registros de socios o de acciones nominativas, se legalizan por vía telemática en el Registro Mercantil, ya cumplimentados en soporte electrónico, antes de que pasen cuatro meses desde el cierre del ejercicio (art. 18 de la Ley 14/2013). Si tu ejercicio coincide con el año natural, el plazo termina el 30 de abril. En las sociedades unipersonales hay que legalizar además el libro registro de contratos entre el socio único y la sociedad (art. 16 de la Ley de Sociedades de Capital).

Depende de tu actividad y de cómo tributas. Si tu actividad es mercantil y estás en estimación directa normal, debes llevar contabilidad según el Código de Comercio. En estimación directa simplificada, o si tu actividad empresarial no es mercantil, basta con los libros registro de ventas e ingresos, de compras y gastos y de bienes de inversión. Los profesionales llevan libros de ingresos, de gastos, de bienes de inversión y de provisiones de fondos y suplidos (art. 68 del Reglamento del IRPF). A todo ello se suman los libros registro del IVA. Aunque no te obliguen, una contabilidad bien llevada te dice cuánto ganas de verdad.

Solo en algunos casos. Por tamaño, están exentas las sociedades que durante dos ejercicios seguidos no superan al menos dos de tres límites: activo, cifra de negocios y número medio de trabajadores (art. 263 de la Ley de Sociedades de Capital); las demás deben auditarse. Hay otros supuestos: por ejemplo, en una sociedad no obligada, los socios con al menos el 5 % del capital pueden pedir al registrador, dentro de los tres meses siguientes al cierre, que nombre un auditor (art. 265.2). La auditoría la hace un auditor inscrito en el ROAC, no la asesoría. Te decimos si estás obligado con las cifras vigentes, preparamos la documentación y coordinamos el trabajo con el auditor.

Es causa de disolución de la sociedad (art. 363.1.e de la Ley de Sociedades de Capital), salvo que el capital se aumente o se reduzca lo suficiente y siempre que no proceda solicitar el concurso. Los administradores deben convocar la junta en dos meses para que acuerde la disolución o las medidas que eliminen la causa (art. 365). Si no lo hacen, responden personalmente y de forma solidaria de las deudas de la sociedad nacidas después de producirse la causa (art. 367). Por eso vigilamos el patrimonio neto en cada cierre, te avisamos a tiempo y, si hace falta, coordinamos la solución con nuestros abogados de derecho mercantil.

El Código de Comercio obliga a conservar libros, correspondencia, documentación y justificantes durante seis años desde el último asiento, también después de cerrar el negocio (art. 30). A efectos fiscales, Hacienda puede comprobar en general los últimos cuatro años (art. 66 de la Ley General Tributaria). Pero si compensas bases imponibles negativas o aplicas deducciones de ejercicios anteriores, puede revisar su origen durante diez años y tendrás que justificarlas con la contabilidad y las facturas de entonces (arts. 66 bis y 70). Por eso conviene conservar esa documentación mientras esos créditos fiscales sigan vivos.